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更新日：2025年8月20日
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安城市民交流センターまつり「わくわくフェスティバル2025」に参加するための申込書を提出後、センター職員から「申込書を受取っていないが今年は参加しないのか」という旨の問い合わせを受けた。確認したところ、申込書は実際に受取っていたが、個人情報が記載された書類が紛失状態にあったことは問題である。以下の点について安城市長に事実確認と見解を求める。
1個人情報管理の認識とレベルについての見解
2個人情報の管理に関する臨時の業務監査の必要性についての見解
3申込書が提出された際の調査の詳細についての時系列回答
4申込書の受取状況に関する調査の時系列回答
5再申請を求めた行為に対する見解
6事案の原因、問題点、課題、再発防止策についての見解
以上の点を踏まえて、一問一答形式での回答を求める。
指定管理者に確認したところ、申込書を受取ったスタッフが、当該イベント申込書の保管場所とは異なる場所に保管をしており、6月28日に窓口で提出された旨を伝えられた際、見つけることができませんでした。その後、スタッフへの申込書の受取確認が不十分なまま7月3日となり、この度の結果を招いてしまいました。
翌日、センター長が全ての申込書の保管場所を確認したところ、当該イベント申込書とは別の場所に保管されていることが判明したとのことです。
個別のご質問につきましては、以下のとおりです。
1個人情報が含まれる書類を正しい場所に保管していなかったことは、適切でないと考えます。
2個人情報が適切に管理されていなかったため、センターを所管する市民協働課が現地確認の上、指導を行います。また、今回の対応及び改善策については、指定管理者選定委員会を所管する部署においても共有することを指示しました。
3、4については、前述のとおりです。
5センター職員が未提出と決めつけたことは適切ではないと考えます。
6再発防止策等については、「組織面」として情報共有や事務引継ぎを徹底させ、「管理・運用面」として手順の文書化と打合せの実施など業務の適正化を図ります。また「人材面」においては、接遇マナーの研修を早急に実施してまいります。
令和7年7月
市民協働課／電話番号：0566-71-2206
※現在の制度・事業の内容と異なっている場合がありますのでご留意ください。
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