東祥アリーナ安城の利用について

要旨

バレーボールの大会運営に携わっています。毎年11月頃に来年度の予定を立てて、一般の利用者に先駆けて予約をさせていただき感謝しています。
さて、年間計画の時点ではその日程で参加するチーム数ももちろん定まっておらず、また時間で勝敗を決定するものではなく、得点によるセット数で勝敗を決めるため、終わりの時間がわからないことから、少し長めに予約をしております。
大会の10日ほど前に、打合せや利用料の払込みをするのですが、参加チームが少ない場合には時間を予定より短縮したいとお伝えすると、年間計画通りに取って欲しいとスポーツ課から文句を言われます。そのため、予定通りにアリーナを取っても、早く終了してしまう場合もあります。その際には大会が終わったなら早く撤収して欲しい、一般に開放します、と言われます。そして、既に私たちが利用料を払い込んでいるアリーナを一般の方にも利用料を請求して二重に徴収されています。
この場合、予定より早く終了した借りる側の都合によるキャンセルなので、料金の返金はできない決まりだ、と説明されましたが、この状況のどこが私たちの都合によるキャンセルなのか、全く理解ができません。利用していないアリーナを一般に開放すること自体に問題はないと思いますが、利用料を二重に受け取った分くらいは返金すべきではないでしょうか？
挙句にはスポーツ課の方より「年間計画でバレーボールは優遇しません（一般より先に予約を取れないようにする）よ」との問題発言もあり。
また、大会時にイベント開催を企画検討しています。2階のロビーの空いている場所で応援に来てくれた家族が楽しめるものや、障害者施設の方が作ったお菓子などの社会貢献活動ができないかと思案してスポーツ課にご相談しました。その時には「目的外利用なので会議用机2つ分くらいのスペースで1日60,000円ほどかかります」とのお話でした。営利目的ではないですが、お金のやり取りがあるものには一切例外はないとのことでした。
しかし、ある日東祥アリーナの一階ロビーに高校の生徒さんが野菜を持ってきました。その後、アリーナを利用していた私に女性の職員が「高校生が野菜を売りにきているので、よければ買ってあげて下さい」と発言。販売に際して場所代を取っているのか？と尋ねたところ「取ってません」と返答。私が例外はないと聞いていたのと矛盾しますが、と伝えたら確認してきますとアリーナから出ていかれ、それっきり戻ってきませんでした。しばらくしてロビーを見たら、生徒さんは追い出されてしまったようです。スポーツ課にとって都合のいいことだけ例外、なんておかしいです。

回答内容

このたびは、スポーツ施設利用における対応にて不快な思いをさせてしまい、大変申し訳ございませんでした。
いただきましたご意見について、教育委員会に確認をしましたので順に回答させていただきます。
スポーツ施設の年間利用申請は年々増加しており、特に週末におけるアリーナの使用率は90％を超えているため、一般利用がほとんどできない状況です。そのため、少しでも多くの方に施設を利用していただきたく、年間利用申請の場合でも、大会等の運営に支障をきたさない範囲で、利用時間を短くすることが可能な場合は、事前の変更またはキャンセルにご協力をお願いしております。変更・キャンセルにつきましては、10日前までのお申し出であれば返金をさせていただくことが可能です。10日前までとしていますのは、他団体（一般利用）の方が施設の空き状況を確認し、利用を検討し申請するための期間として設けております。
競技の特性上、利用時間が事前に見通せない等のご事情はあるかと思いますが、施設の管理運営にご理解ご協力をいただきますようお願いいたします。
なお、使用料の納付については条例で定められており、施設利用の際は申請内容に基づいて、利用者より納付いただいております。
また、一部利用者による無断キャンセル等により施設の管理運営に支障をきたすと判断した場合は、利用者に対して年間利用許可数を制限する場合がある旨をお知らせしておりますが、これも少しでも多くの方が施設利用できるようにすることを目的としており、決して貴団体の年間利用申請を受け付けないということではありません。
次に、施設内での物品販売についてですが、施設内にて物品販売等を行う場合は、原則、目的外利用許可申請と使用する面積に応じた使用料をお支払いいただく必要があります。
ご相談いただきました目的外使用料の算定についてですが、お伝えした「会議室用机2本分の使用料が6万円である」との回答は誤りでありました。改めてスポーツ課より算定方法と合わせて詳しくご回答させていただきたいと存じます。
また、高校生の販売行為についてですが、当日の屋外が寒い日であったことから、窓口業務を担当する委託業者のスタッフが短時間に限って、室内に招き入れたものでしたが、この対応は公平性を欠く対応でありました。
今後は皆様が気持ちよく利用できる施設として、管理運営のルールに基づいた公平な対応をするとともに、窓口の委託業者へも施設利用に関するルールを再度指示、徹底してまいりますので、どうかご理解いただきますようお願いいたします。
なお、今回のご意見に関してご不明な点等がございましたらスポーツ課より直接ご回答させていただきます。

回答した月

令和5年12月

この内容についての問い合わせ先

スポーツ課／電話番号：0566-75-3535
※現在の制度・事業の内容と異なっている場合がありますのでご留意ください。