代理人による戸籍証明、住民票の交付申請について

要旨

現在、代理人による戸籍証明、住民票の交付申請については、本人の委任状など形式的な書類が整っていれば代理人に交付する扱いになっているようです。親族、あるいは業務上必要のある代理人（弁護士、司法書士、税理士、自動車ディーラーなど）からの交付申請については、やむを得ないと思います。
しかし、上記以外の者、例えば、友人と称する代理人などからの交付申請については、本人に直接、代理人に依頼したかどうかの確認を取ってから交付するべきではないでしょうか
いうまでもなく、戸籍証明、住民票などは、究極の個人情報です。悪用を考える者にとって罰金などが抑止力になるか疑問であるし、現在のところ、本人は「本人通知制度登録」をしなければ、戸籍証明、住民票などが何者かに取られたかどうかさえわからない状態です。
仮に、本人が「本人通知制度登録」をして、事後に戸籍などが何者かに交付されたことを知ったとしても、個人情報が漏れてからでは、後の祭りです。そして、この何者かは、開示請求をしたとしても、安城市の個人情報保護法によって守られ、黒塗りの開示になるようです。まさに本末転倒の事態です。
関係省庁からの通達などあったとしても、それは最低限やるべきことであり、個人情報保護の観点から、安城市として早急に考えてもらいたいと思います。検討の結果、本人に直接確認することに消極ということであれば、次善の策として、交付申請に来た代理人と称する者に、窓口において、戸籍証明、住民票などを交付する前に、以下の事項を告知することを徹底してもらいたいと考えます。
・本人の委任状を偽造すれば、刑事罰が科されること
・代理人と称する者から交付申請があったことは、本人に通知されること
これら事項を事前に告知して、代理人と称する者に、戸籍などが、書類審査のみで安易に交付されることがないよう個人情報の管理をしてもらいたいと思います。

回答内容

代理人による住民票等の交付申請につきましては、国の示す事務処理要領に沿い、委任状に請求者の自署又は押印を求めることで代理人の資格を確認しています。また、交付申請書の様式には、不正取得は罰せられる旨の注意書きを行っています。
不正防止のため、請求者本人の意思を直接確認してから交付すべきとのご意見をいただきましたが、窓口での待ち時間の増大が懸念される等の観点から、委任状に疑義が認められる場合等を除き、直接確認を行うことは現在のところ考えておりません。引き続き、不正の抑止に努めてまいりますことに加えて、今回のご意見を踏まえ、交付申請書に本人通知制度についての注意書きを追記等いたします。

回答した月

平成30年1月

この内容についての問い合わせ先

市民課／電話番号：0566-71-2221