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更新日:2016年1月27日

申請書類の取り扱いについて

要旨

先日、医療費助成を引き続き受けるための更新手続きをしに、市役所へ行きました。一部変更したい部分があったので、職員の指示に従って申請書を記入し、提出しました。

後日、受給者証を受け取りに行ったところ、変更したい部分が以前のままになっていました。変更されていない旨を伝えたところ、提出後に職員が申請書に加筆していたことが分かりました。また、申請や受け取りの際の職員の対応も不十分で、マニュアル等がなく、業務の手順が把握されていないと感じました。今後、マイナンバー等で個人情報の扱いが増えるかと思いますので、きちんと対策をしてください。

最後に、職員の不手際で今回の手続きが必要となったにも関わらず、受給者証を市役所へ取りに来る旨の通知が送付されたことについても、考えを聞かせて欲しいです。

回答内容

この度は、更新の手続きにおいて、事務の不手際により大変ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。今回の事務の不手際は、職員間で情報の共有ができていなかったため生じたものでございます。

特に、申請書類に加筆したことにつきましては、受け付けをした者と申請書類を確認した者の連携不足により生じたもので、きちんと連携していれば、今回のようなご迷惑をおかけすることはございませんでした。

加えて、こちらの事務の不手際にも関わらず、受給者証受け取りのための来庁を依頼する通知書を発送してしまいました。本来であれば、事前にご連絡し、持参する等の配慮が必要でございました。重ねてお詫び申し上げます。

今後は、このようなことが二度と発生しないように担当者間の事務連携について再確認、周知徹底を図り、マニュアルについても追加整備してまいりますので、何卒ご理解いただきますようお願いいたします。

 

回答した月

平成28年1月

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